Versie 1.2 — oktober 2026

Dit privacybeleid geldt voor de particuliere e-bikeabonnementen RideFlex Essential en RideFlex Premium. RideFlex Delivery valt buiten deze versie.

Privacybeleid RideFlex e-bikes

1. Wie is verantwoordelijk?

RideFlex is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Juridische naam: RideFlex B.V.

Handelsnaam: RideFlex

Vestigingsadres: Industrieweg 75, 1115 AD Duivendrecht

KvK-nummer: 42176953

E-mail privacyvragen: klantenservice@rideflex.nl

2. Voor wie en waarvoor geldt dit beleid?

Dit beleid geldt voor:

• bezoekers van rideflex.nl;

• geïnteresseerden en aanvragers;

• klanten met een Essential- of Premium-abonnement;

• gebruikers van Mijn RideFlex;

• personen die contact opnemen via e-mail, telefoon, formulieren of WhatsApp;

• personen die voorkomen in een service-, schade-, diefstal-, fraude- of betalingsdossier.

Dit beleid hoort bij de Algemene Voorwaarden RideFlex E-bikes en het cookiebeleid. Voor zakelijke bezorgvoertuigen en RideFlex Delivery komt een afzonderlijk beleid.

3. Samenvatting

RideFlex gebruikt persoonsgegevens om abonnementen te sluiten en uit te voeren, fietsen te leveren en beheren, betalingen te verwerken, service te verlenen, schade en diefstal af te handelen, fraude en misbruik te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Marketing en niet-noodzakelijke cookies worden alleen ingezet op een geldige wettelijke grondslag.

RideFlex verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld als dit nodig is voor de dienstverlening, een wettelijke plicht, beveiliging of een gerechtvaardigd belang dat zorgvuldig tegen uw privacy is afgewogen.

4. Welke gegevens verwerken wij?

4.1 Identiteit en contact

Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum indien noodzakelijk, klantnummer en communicatievoorkeuren.

4.2 Account- en inloggegevens

Gebruikersnaam, versleuteld wachtwoord, accountstatus, inlog- en beveiligingsgegevens en activiteiten in Mijn RideFlex. RideFlex kan als onderdeel van het bestelproces automatisch een account aanmaken. De klant stelt het wachtwoord zelf in via een beveiligde link of een andere beveiligde accountprocedure. RideFlex slaat het wachtwoord niet leesbaar op.

4.3 Abonnement, bestelling en overeenkomst

Gekozen fiets en abonnement, looptijd, startdatum, opties, borg, prijs, contractstatus, opzegging, verlenging, correspondentie, toestemmingen en geaccepteerde voorwaarden.

4.4 Betaling en incasso

Betaalstatus, rekeninghouder, IBAN of gemaskeerde betaalgegevens voor zover beschikbaar, transactie-ID van de betaaldienstverlener, mandaatgegevens, betalingspogingen, storneringen, terugboekingen, betalingsherinneringen, correcties, restituties en openstaande bedragen. Volledige kaart- of bankbeveiligingsgegevens worden door de betaaldienstverlener verwerkt en niet door RideFlex opgeslagen.

4.5 Fiets- en gebruiksgegevens

Intern fietsnummer, framenummer, merk, model, kleur, status, huidige locatie, kilometerstand, sleutelnummer van ringslot en ketting- of vouwslot, lader, accessoires, uitgifte- en innamedatum en koppeling met klant en abonnement.

4.6 Service, afspraken en reparaties

Meldingen, probleemomschrijving, afspraakgegevens, onderhoudshistorie, reparaties, gebruikte onderdelen, werknotities, contactmomenten en eventuele foto’s.

4.7 Schade, diefstal en incidenten

Foto’s en beschrijvingen van schade, locatie en tijdstip, proces-verbaal of aangiftenummer, sleutels, verklaringen, betrokkenen, getuigen, aansprakelijkheidsinformatie, correspondentie met verzekeraar of deskundige, onderzoek naar fraude en kostenafhandeling. Verstrek alleen gegevens van anderen als dat noodzakelijk en rechtmatig is.

4.8 Communicatie

E-mails, formulierinzendingen, telefoonnotities, WhatsApp-berichten, klachten, voorkeuren en bewijs van opt-in of afmelding.

4.9 Website- en apparaatgegevens

IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina’s, datum en tijd, beveiligingslogs, cookievoorkeuren en technische foutgegevens. Niet-noodzakelijke analyses en marketingtechnologie worden pas gebruikt na toestemming waar die vereist is.

4.10 Locatie- en GPS-gegevens

Alleen wanneer een fiets daadwerkelijk met locatietechnologie is uitgerust en RideFlex deze functie heeft geactiveerd. Zie artikel 11 voor de doelen, beperkingen en bewaartermijnen.

5. Van wie ontvangen wij gegevens?

Wij ontvangen gegevens:

• rechtstreeks van u;

• door uw gebruik van de website, Mijn RideFlex en onze formulieren;

• uit onze eigen administratiesystemen;

• van onze betaaldienstverlener of uw bank over betalingen;

• van servicepartners, reparateurs, bezorgers, deskundigen of opsporingsinstanties wanneer dat nodig is;

• van andere betrokkenen bij schade, diefstal of een klacht;

• uit openbare bronnen, uitsluitend als dat noodzakelijk en toegestaan is voor fraudeonderzoek, vorderingen of bescherming van eigendommen.

Wanneer gegevens niet rechtstreeks van u komen, informeren wij u daarover als de AVG dat vereist en geen uitzondering geldt.

6. Waarom verwerken wij gegevens en op welke grondslag?

Wanneer RideFlex zich op een gerechtvaardigd belang beroept, beoordelen wij noodzaak, proportionaliteit en de gevolgen voor betrokkenen. U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking.

7. Welke gegevens zijn verplicht?

Gegevens die noodzakelijk zijn om uw identiteit vast te stellen, contact te onderhouden, een overeenkomst uit te voeren, een betaling te verwerken en de fiets te beheren, zijn verplicht. Zonder deze gegevens kunnen wij mogelijk geen abonnement sluiten of uitvoeren.

Marketingtoestemming, niet-noodzakelijke cookies en optionele informatie zijn niet verplicht. Het weigeren daarvan heeft geen gevolgen voor het abonnement.

RideFlex vraagt geen kopie van een identiteitsbewijs tenzij dit werkelijk noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Als identificatie nodig is, gebruiken wij een zo min mogelijk ingrijpende methode.

8. Betalingen en SEPA

Betalingen en SEPA-incasso’s worden verwerkt via een door RideFlex geselecteerde betaaldienstverlener. RideFlex deelt daarvoor de gegevens die nodig zijn om de transactie, het mandaat, een terugbetaling of betalingsonderzoek uit te voeren. De betaaldienstverlener kan transactiegegevens ook voor eigen wettelijke taken, beveiliging en fraudepreventie verwerken en kan daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Een mislukte incasso, stornering of chargeback wordt vastgelegd in het klant- en betalingsdossier. RideFlex kan contact opnemen, een nieuwe betaalmogelijkheid aanbieden, de dienstverlening beperken zoals contractueel toegestaan en een vordering innen. Er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen plaats, tenzij RideFlex dit later invoert en vooraf afzonderlijk uitlegt.

Zie het privacybeleid van de gebruikte betaaldienstverlener voor diens eigen verwerking.

9. Mijn RideFlex en administratiesystemen

Mijn RideFlex kan gegevens tonen over uw abonnement, fiets, service, afspraken, betalingen, documenten, adressen en persoonlijke gegevens. RideFlex gebruikt administratiesystemen voor bestellingen, terugkerende betalingen, fietskoppelingen, planning, dossiers en communicatie.

Toegang is beperkt tot medewerkers en dienstverleners die deze gegevens voor hun taak nodig hebben. Rechten worden periodiek gecontroleerd. Handelingen met verhoogd risico worden waar passend gelogd.

10. Service, schadefoto’s en dossiers

Foto’s worden alleen gemaakt of opgeslagen wanneer dit nodig is om de staat van de fiets, schade, reparatie, levering, inname, diefstal of een geschil vast te leggen. Vermijd herkenbare personen, woningen, kentekens en andere onnodige informatie. Als zulke gegevens toch zichtbaar zijn, worden zij waar redelijk mogelijk afgeschermd.

Medische gegevens worden niet actief gevraagd. Vermeld dergelijke informatie niet in een formulier tenzij dit strikt noodzakelijk is voor een incident. RideFlex verwerkt bijzondere persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een specifieke wettelijke uitzondering geldt.

11. GPS en locatiegegevens

RideFlex kan haar fietsen van GPS of andere locatieapparatuur hebben voorzien. Wanneer locatieapparatuur aanwezig is, gelden de volgende regels:

1. locatiegegevens worden alleen gebruikt bij diefstal of vermissing, een ernstige openstaande betalingsachterstand nadat de klant herhaaldelijk is benaderd, concrete fraude of ongeoorloofd gebruik, een veiligheidsincident, of noodzakelijke terugname na beëindiging van het abonnement;

2. de gegevens worden niet gebruikt voor reclame, personeelscontrole of het opbouwen van dagelijkse verplaatsingsprofielen;

3. live of gedetailleerde locatie wordt alleen bekeken wanneer een van de genoemde concrete aanleidingen bestaat en dit noodzakelijk en proportioneel is;

4. alleen specifiek bevoegde medewerkers krijgen toegang;

5. toegang en opvragingen worden gelogd en gecontroleerd;

6. de klant wordt vóór ingebruikname duidelijk geïnformeerd over apparaat, frequentie, nauwkeurigheid, ontvangers en bewaartermijn;

7. Routinegegevens worden zo kort mogelijk en maximaal 30 dagen bewaard. Gegevens die onderdeel zijn van een concreet incidentdossier kunnen langer worden bewaard volgens artikel 16;

8. RideFlex voert vóór gebruik een belangenafweging uit en beoordeelt of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) verplicht of wenselijk is;

9. bij overdracht aan politie of verzekeraar wordt alleen de noodzakelijke informatie verstrekt.

Als continue tracking niet nodig is, kiest RideFlex voor een minder ingrijpende instelling of schakelt de functie uit.

12. E-mail en berichtendiensten

RideFlex gebruikt e-mail voor contractuele berichten, accountinformatie, betalingen, service, afspraken en – met een geldige grondslag – marketing. E-mailverzending kan via een door RideFlex geselecteerde e-mailleverancier verlopen. Open- en klikmetingen voor marketing worden alleen gebruikt als de cookie- en communicatieregels dit toestaan en de instellingen hiermee overeenkomen.

Als u via WhatsApp contact opneemt, verwerken RideFlex en de gebruikte berichtendienst gegevens die voor het gesprek nodig zijn, waaronder telefoonnummer, profielgegevens, berichtinhoud en technische metadata. De gebruikte berichtendienst kan gegevens buiten de EER verwerken met daarvoor aangewezen doorgiftemechanismen. Deel via WhatsApp geen betaalgegevens, wachtwoorden, volledige identiteitsdocumenten of onnodige gevoelige informatie.

U kunt altijd vragen om verder te communiceren via e-mail of telefoon.

13. Cookies, analyses en formulierbeveiliging

RideFlex gebruikt noodzakelijke cookies om de website, winkelwagen, account, beveiliging en voorkeuren te laten werken. Voor analytische, personalisatie- en marketingcookies vraagt RideFlex vooraf toestemming wanneer dit wettelijk vereist is. U kunt uw keuze later aanpassen via het cookiebeheer.

De login en formulieren kunnen een beveiligingsdienst gebruiken om misbruik en geautomatiseerde aanvallen te voorkomen. Daarbij kunnen apparaat-, interactie-, netwerk- en beveiligingsgegevens worden verwerkt. De actuele cookieverklaring vermeldt welke diensten actief zijn.

Het cookiebeleid bevat de actuele lijst van cookies, aanbieders, doelen en bewaartermijnen. Bij verschil tussen deze algemene uitleg en de feitelijke cookiescan wordt de configuratie eerst gecontroleerd en daarna de documentatie bijgewerkt.

14. Met wie delen wij gegevens?

Afhankelijk van de dienst kan RideFlex gegevens delen met:

• hosting-, beveiligings- en technisch beheerpartijen;

• leveranciers van website-, abonnements- en administratiesystemen voor zover zij toegang nodig hebben;

• leveranciers voor betalingen, automatische incasso en banken;

• leveranciers voor e-mail en klantcommunicatie;

• leveranciers voor berichtendiensten wanneer u dit kanaal gebruikt;

• leveranciers voor formulierbeveiliging, fraudepreventie en toegestane analytische diensten;

• bezorgers, reparateurs en servicepartners;

• verzekeraars, experts en incassodienstverleners;

• accountants, juridisch adviseurs en auditors;

• politie, toezichthouders, deurwaarders of overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is;

• een opvolgende onderneming bij fusie of overname, met passende waarborgen.

RideFlex schakelt zorgvuldig geselecteerde leveranciers in. Afhankelijk van hun rol verwerken zij gegevens als verwerker van RideFlex of als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. RideFlex deelt uitsluitend gegevens die voor de betreffende dienst noodzakelijk zijn en maakt waar vereist afspraken over beveiliging, geheimhouding, bewaartermijnen en internationale doorgifte.

RideFlex verkoopt of verhuurt persoonsgegevens niet aan datamakelaars of adverteerders.

15. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers of subverwerkers kunnen gegevens buiten de EER verwerken. RideFlex gebruikt zulke diensten alleen wanneer een geldig doorgiftemechanisme en passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde organisaties of standaardcontractbepalingen, aangevuld met maatregelen waar nodig.

RideFlex controleert bij relevante leveranciers de contracterende entiteit, opslaglocaties, subverwerkers, doorgiftegrondslag en verwerkersvoorwaarden. Op verzoek verstrekt RideFlex informatie over de toepasselijke waarborgen, voor zover dat contractueel en wettelijk mogelijk is.

16. Hoe lang bewaren wij gegevens?

RideFlex bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, wettelijke verplichtingen of de behandeling van een geschil.

Na afloop worden gegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd. Back-ups worden volgens een vaste cyclus overschreven en zijn alleen voor herstel beschikbaar.

17. Beveiliging

RideFlex neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder waar toepasselijk:

• versleutelde verbindingen;

• sterke unieke wachtwoorden en multifactorauthenticatie voor beheerders;

• rollen en minimale toegangsrechten;

• periodieke controle van accounts en beheerders;

• updates, back-ups en hersteltests;

• logging en monitoring van verdachte activiteiten;

• beveiligde opslag en verzending;

• afspraken met leveranciers;

• instructies en geheimhouding voor medewerkers;

• incident- en datalekprocedure;

• veilige vernietiging of verwijdering;

• testen van kwetsbaarheden en herstelmaatregelen.

Geen systeem is volledig risicoloos. Bij een incident handelt RideFlex volgens de AVG en informeert betrokkenen wanneer dat wettelijk noodzakelijk is.

18. Uw privacyrechten

U kunt verzoeken om:

• inzage;

• correctie;

• verwijdering;

• beperking;

• overdraagbaarheid;

• bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;

• bezwaar tegen direct marketing;

• intrekking van toestemming;

• informatie over een uitsluitend geautomatiseerd besluit, als dat van toepassing is.

Stuur het verzoek naar klantenservice@rideflex.nl met als onderwerp Privacyverzoek. Wij kunnen aanvullende gegevens vragen om uw identiteit proportioneel te controleren. Stuur niet ongevraagd een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan die termijn volgens de AVG worden verlengd; u krijgt daar binnen de eerste maand bericht over. Rechten zijn niet absoluut: wettelijke bewaarplichten, rechten van anderen en juridische claims kunnen een beperking rechtvaardigen.

19. Geautomatiseerde besluitvorming

RideFlex neemt op dit moment geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of u anderszins aanzienlijk treffen. Technische controles kunnen risico’s signaleren, maar een bevoegde medewerker beoordeelt een ingrijpende maatregel.

Als dit verandert, informeert RideFlex vooraf over de logica, betekenis, gevolgen en mogelijkheden voor menselijke tussenkomst.

20. Minderjarigen

Een RideFlex-abonnement is bedoeld voor personen van 18 jaar en ouder. RideFlex sluit niet bewust zelfstandig abonnementen met minderjarigen. Wanneer een minderjarige de fiets gebruikt binnen wat contractueel is toegestaan, blijft de contractant verantwoordelijk. RideFlex verwerkt gegevens van minderjarigen alleen als dit noodzakelijk en rechtmatig is.

21. Datalekken en incidenten

Vermoedt u dat persoonsgegevens of een account onbevoegd toegankelijk zijn, meld dit direct via klantenservice@rideflex.nl. RideFlex registreert en onderzoekt het incident, beperkt de gevolgen en meldt het zo nodig binnen de wettelijke termijn aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen.

22. Klacht indienen

Neem bij een privacyklacht eerst contact met ons op, zodat wij deze kunnen onderzoeken. U behoudt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

23. Wijzigingen

RideFlex kan dit privacybeleid aanpassen bij wijzigingen in dienstverlening, wetgeving of leveranciers. De actuele versie staat op rideflex.nl met versiedatum. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij bestaande klanten via een passend kanaal.

Versie: 1.2 — oktober 2026