RideFlex hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze

privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze

gegevens verzamelen, hoe wij deze gebruiken en welke rechten u heeft met betrekking tot uw

gegevens.

1. Wie zijn wij?

RideFlex

Industrieweg 75

1115 AD Duivendrecht

Nederland

KvK-nummer: 96668350

E-mail: klantenservice@rideflex.nl

WhatsApp: 085 401 23 42

RideFlex is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven

in deze privacyverklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

RideFlex verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of

omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt bij het afsluiten van een abonnement of bij

contact met ons.

2.1 Persoonsgegevens die wij verwerken:

Contactgegevens:

• Voor- en achternaam

• Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, woonplaats)

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Geboortedatum

Betaalgegevens:

• Bankrekeningnummer (IBAN)

• Betaalgeschiedenis

Abonnementsgegevens:

• Type abonnement

• Startdatum abonnement

• Abonnementsstatus

• Gekozen opties (bijvoorbeeld schadeverzekering, service op locatie)

E-bike gegevens:

• Framenummer

• Type E-bike

• Datum uitgifte

• Onderhoudsgeschiedenis

• Reparatiegeschiedenis

Communicatiegegevens:

• Correspondentie via e-mail, WhatsApp of andere communicatiekanalen

• Meldingen van defecten, schade of diefstal

• Klachten en feedback

Technische gegevens (indien van toepassing):

• IP-adres

• Browsertype

• Apparaatinformatie

• Cookies (zie paragraaf 8)

3. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

RideFlex verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

3.1 Uitvoering van het abonnement

• Het leveren, onderhouden en vervangen van de E-bike

• Het afhandelen van reparaties en service

• Het plannen van onderhoud en service op locatie

• Het verwerken van betalingen

• Het communiceren over uw abonnement

Rechtgrondslag: Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)

3.2 Wettelijke verplichtingen

• Het bijhouden van financiële administratie

• Het voldoen aan fiscale verplichtingen

Rechtgrondslag: Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG)

3.3 Klantenservice en communicatie

• Het beantwoorden van vragen en klachten

• Het versturen van belangrijke mededelingen over het abonnement

• Het informeren over wijzigingen in dienstverlening of algemene voorwaarden

Rechtgrondslag: Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1

sub b en f AVG)

3.4 Verbetering van dienstverlening

• Het analyseren en verbeteren van onze diensten

• Het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten

• Het optimaliseren van de website en gebruikerservaring

Rechtgrondslag: Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)

3.5 Marketing (alleen met toestemming)

• Het versturen van nieuwsbrieven

• Het informeren over nieuwe producten en aanbiedingen

• Het uitnodigen voor evenementen of acties

Rechtgrondslag: Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG)

U kunt uw toestemming voor marketingdoeleinden te allen tijde intrekken via de afmeldlink

in de nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen.

3.6 Fraudepreventie en veiligheid

• Het voorkomen en opsporen van fraude

• Het beschermen tegen misbruik van onze diensten

• Het waarborgen van de veiligheid van onze systemen

Rechtgrondslag: Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

RideFlex bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden

waarvoor de gegevens zijn verzameld of zoals wettelijk vereist.

Bewaartermijnen:

• Tijdens het abonnement: Alle gegevens worden bewaard zolang het abonnement

actief is

• Na beëindiging abonnement:

o Contactgegevens: 1 jaar (voor eventuele vragen of geschillen)

o Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

o E-bike gegevens: 2 jaar (voor garantie en historische doeleinden)

o Communicatiegegevens: 1 jaar

• Marketinggegevens: Tot het moment dat u bezwaar maakt of uw toestemming intrekt

Na afloop van deze termijnen worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

RideFlex verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze alleen aan derden indien dit

noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of indien wij hiertoe wettelijk verplicht

zijn.

5.1 Verwerkers

Wij maken gebruik van externe partijen (verwerkers) die in opdracht van RideFlex

persoonsgegevens kunnen verwerken:

• Betalingsdienstverleners: Voor het verwerken van betalingen via automatische

incasso

• Hosting providers: Voor het hosten van onze website en IT-systemen

• E-mailservice providers: Voor het verzenden van e-mails en nieuwsbrieven

• Verzekeraars: Voor het afhandelen van diefstal- en schadeclaims

• Boekhoudsoftware: Voor financiële administratie

Deze partijen hebben een verwerkersovereenkomst met RideFlex en mogen uw gegevens

alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor zij zijn ingeschakeld.

5.2 Wettelijke verplichting

In sommige gevallen is RideFlex wettelijk verplicht persoonsgegevens te delen met:

• Belastingdienst

• Politie en justitie (bijvoorbeeld bij diefstal)

• Andere overheidsinstanties

5.3 Buiten de Europese Unie

RideFlex streeft ernaar om uw gegevens binnen de Europese Unie (EU) te verwerken. Indien

gegevens buiten de EU worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat er een passend

beschermingsniveau is, bijvoorbeeld door gebruik te maken van standaard contractbepalingen

of certificeringen zoals het Privacy Shield.

6. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

RideFlex neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en

organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies,

misbruik, ongeautoriseerde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Beveiligingsmaatregelen:

• Beveiligde verbindingen (SSL/TLS encryptie)

• Toegangsbeveiliging en autorisatie

• Regular security updates en patches

• Backup procedures

• Bewustzijn en training van medewerkers

Ondanks deze maatregelen kan RideFlex geen absolute garantie geven voor de veiligheid van

gegevens die via internet worden verzonden.

7. Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te

trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door RideFlex.

7.1 Recht op inzage

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien. U kunt een verzoek indienen om een

overzicht te ontvangen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

7.2 Recht op correctie

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

7.3 Recht op verwijdering (recht op vergetelheid)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, mits:

• De gegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld

• U uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond is

• U bezwaar maakt en er geen zwaarwegende gerechtvaardigde gronden zijn

• De gegevens onrechtmatig zijn verwerkt

Let op: Wij kunnen niet altijd aan een verzoek tot verwijdering voldoen als wij wettelijk

verplicht zijn om bepaalde gegevens te bewaren (bijvoorbeeld financiële gegevens).

7.4 Recht op beperking van verwerking

In bepaalde gevallen kunt u verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te

beperken.

7.5 Recht op dataportabiliteit

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde,

gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, en deze gegevens over te dragen aan een

andere dienstverlener.

7.6 Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op

basis van gerechtvaardigd belang.

7.7 Recht om toestemming in te trekken

Als de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming te

allen tijde in te trekken.

7.8 Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt een verzoek indienen door contact met ons op te nemen via:

• E-mail: klantenservice@rideflex.nl

• WhatsApp: 085 401 23 42

• Schriftelijk: Industrieweg 75, 1115 AD Duivendrecht

Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. In sommige gevallen kunnen wij deze termijn

met 60 dagen verlengen, bijvoorbeeld bij complexe verzoeken. Wij informeren u hierover

binnen 30 dagen.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om u te identificeren voordat wij aan uw

verzoek voldoen.

8. Cookies

RideFlex maakt gebruik van cookies op de website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op

uw apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt.

8.1 Soorten cookies die wij gebruiken:

Functionele cookies Deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website en

kunnen niet worden uitgeschakeld. Ze worden gebruikt voor bijvoorbeeld:

• Het onthouden van uw inloggegevens

• Het onthouden van uw voorkeuren

• Het beveiligen van de website

Analytische cookies Deze cookies helpen ons om te begrijpen hoe bezoekers onze website

gebruiken. Wij gebruiken deze informatie om de website te verbeteren. Wij gebruiken

hiervoor Google Analytics met geanonimiseerde IP-adressen.

Marketing cookies (alleen met toestemming) Deze cookies worden gebruikt om relevante

advertenties te tonen en het effect van campagnes te meten.

8.2 Toestemming en beheer

Bij uw eerste bezoek aan onze website vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van

analytische en marketing cookies. U kunt uw cookie-instellingen op elk moment wijzigen of

cookies verwijderen via de instellingen van uw browser.

Meer informatie over het beheren en verwijderen van cookies vindt u op:

www.veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

RideFlex kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wijzigingen worden

gepubliceerd op onze website. Wij adviseren u om deze privacyverklaring regelmatig te

raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Datum laatste wijziging: Oktober 2025

10. Vragen en klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij uw

persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op:

RideFlex

Industrieweg 75

1115 AD Duivendrecht

E-mail: klantenservice@rideflex.nl

WhatsApp: 085 401 23 42

10.1 Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Als u van mening bent dat wij niet op de juiste manier met uw persoonsgegevens omgaan,

kunt u contact met ons opnemen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de

Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit kan via:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374

2509 AJ Den Haag

Telefoon: 088 - 1805 250

Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl